Organização

26
Sep

Planejamento não engessa, ele liberta!

Já te aconteceu de ter que se apressar entregar um trabalho em cima da hora, onde você correu, ficou estressado e nem teve tempo de comer ou ir ao banheiro?

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Isso aconteceu provavelmente porque faltou planejamento e você deixou para fazer no último minuto – a famosa procrastinação.

 

Mas isso pode ser evitado com um dos princípios mais importantes da gestão do tempo: o planejamento.
Nele você distribui suas atividades ao longo dos dias da semana, colocando numa ordem lógica e com tempo para serem feitas. Também permite que nada seja esquecido, portanto ele deve ser feito em papel, pois na cabeça além de esquecer vai sobrecarregar seu “sistema”.

 

Quem já faz adora e não consegue mais se organizar sem, mas quem não faz se divide em dois grupos: os que não sabem fazer e os que acham que vão ficar engessados.
Para o primeiro grupo deixo este vídeo onde mostro como fazer seu planejamento e para o segundo vamos seguir o papo.

 

O planejamento serve como um GPS para a sua vida, te mostra onde você quer chegar e o caminho para chegar lá. Mas é você que está no comando, como em todas as escolhas da sua vida, você é o ator principal, o protagonista e quem tem o livre arbítrio.  Se está viajando e coloca o endereço no GPS, mesmo assim pode escolher parar, desviar o caminho para ver outra cidade e até mesmo desistir da viagem e voltar.

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Com o planejamento é a mesma coisa, então ele não te engessa. E não precisa ser rigoroso consigo mesmo, vai ter vezes (e muitas vezes) em que vai alterar o rumo, seja porque surgiu um imprevisto ou uma proposta mais interessante, seja porque não está bem naquele dia, seja porque não conseguiu fazer tudo e vai ter que passar atividades para outro dia ou mesmo ter um tempo livre e antecipar atividades do dia seguinte. Não é porque está escrito ali e não deu para fazer que precisa se descabelar ou ficar ansioso ou sentindo-se culpado. Ele não está escrito em pedra, e sim em papel ou numa nota eletrônica justamente para podermos alterar. 

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Mais uma situação que nos mostra que o planejamento traz liberdade: eu tenho um trabalho para entregar na sexta e coloquei no planejamento para fazer na quarta (princípio da antecipação), mas nesse dia estou com dor de cabeça e não quero fazer, mas eu ainda tenho escolha de fazer na quinta. Se eu deixar para fazer na quinta a noite e estiver com dor ou acontecer qualquer outra situação eu não vou ter escolha, serei obrigada a fazer assim mesmo. Eu prefiro planejar quando eu quero fazer as coisas, e você?

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ESTE TEXTO FOI ESCRITO POR SUZANA DIAS!
Artesã e criativa desde sempre, empreendedora desde muito cedo, consultora de organização pela OZ!, especialista em produtividade e gestão de tempo por Christian Barbosa, Coach de produtividade pelo IBC, estudiosa e pesquisadora de autoconhecimento, sua missão é ajudar na qualidade de vida, organização e produtividade das pessoas para que otimizem suas atividades, realizem seus projetos e sonhos e ainda tenham mais tempo para apreciar as coisas que realmente importam na vida.

22
Aug

Ferramentas para organizar seu trabalho online

Muitos empreendedores têm dificuldade em fazer a gestão de todo o seu trabalho e ainda cuidar do próprio marketing. Neste post vou te mostrar as ferramentas que vão te ajudar a organizar seus trabalho com marketing para ter mais tempo para focar em outras partes do seu negócio criativo.

 

Quando falamos em marketing de conteúdo, agilizar e organizar o trabalho todo pelo computador já facilita muita coisa. Por tanto, se você é adepta ao papel e caneta, tenha em mente que usar a tecnologia (neste caso) vai te trazer mais produtividade. Estas são as ferramentas que vão fazer seu trabalho ser mais organizado e ainda vão te deixar um tempo livre para fazer outras coisas!

 

Evernote

Para criar conteúdos é necessário pesquisar, buscar referências e aprender mais. Para organizar a pesquisa você pode utilizar o Evernote. Se estiver no celular ou no computador, você pode salvar sites e artigos de blog para cadernos específicos dentro da ferramenta. Você também pode salvar fotos ou digitalizar papéis e salvar por lá.
Digamos que você esteja lendo um livro – ao invés de salvar suas anotações em um papel, guarde tudo no Evernote (seja em foto ou digitando texto) para poder ter acesso facilmente depois.
No computador o Evernote tem um plugin para Google Chrome chamado Webclipper – com ele é super fácil guardar artigos, imagens e pdfs para organizar sua pesquisa.

No vídeo abaixo (ative a legenda em português) você consegue ter uma visão de como o Evernote pode te ajudar a organizar seu negócio.

 

Todoist

Organizar tarefas também faz parte do processo, por isso eu indico o Todoist – uma ferramenta super simples e completa ao mesmo tempo, que vai te ajudar com as tarefas. Lá você pode criar projetos e listar as tarefas, além de categorizar o que é mais importante. Você também pode definir prazos, anexar arquivos, notas e imagens. A versão gratuita é boa, mas a premium não é tão cara e vale muito  a pena.

If This Than That

Você também pode usar o IFTTT, uma ferramenta online que automatiza sua vida virtual. Na tradução livre quer dizer “se isto, então aquilo”, e na prática é mais ou menos assim – marquei um email como importante no Gmail, então o aplicativo vai salvá-lo em um caderno no meu Evernote. Postei uma foto no Instagram, então o app vai salvar a foto no meu Google Drive. São inúmeras as combinações que a ferramenta faz, no site você encontra quais contas podem ser conectadas e pode brincar com as combinações.

A ferramenta é em inglês.

Hootsuite

O mais básico de todos é usar um gerenciador de mídias sociais. Gosto muito do Hootsuite, pois ele engloba todas as redes que mais usamos, além de facilitar o trabalho em equipe. Com ele é possível agendar as postagens em Facebook, Twitter, Google +, LinkedIn, Instagram e até no Pinterest, além de poder gerenciar seu canal no youtube, conta do WordPress, do Gmail, do Google Drive e por aí vai.
Uma ferramenta super completa.

 

Para todas as ferramentas eu indico que você faça um teste por uma semana antes de optar por versões pagas. Eu uso as versões premium pois meu fluxo de trabalho é grande. Seja também uma pessoa curiosa e leia os blogs dessas ferramentas – sempre tem conteúdo interessante e dicas de como tirar melhor proveito dos aplicativos.

 


Consultora, coach e criativa na Clockwise. Especialista em comunicação e marketing digital. Possui formação em Practitioner em PNL e Coach pela Academia Internacional de Coaching Integrativo Sistêmico. Através de consultorias, cursos e coaching, ajuda pequenos e novos empreendedores a estimularem sua criatividade e desenvolverem seus negócios. É colunista do blog da Elo7, além de Embaixadora Oficial do Hootsuite e Líder de Comunidade Evernote.

14
Aug

Como Organizar as Ideias

 

Estamos na Era da Informação, onde olhamos nos deparamos com alguma imagem, vídeo, texto ou áudio. Todos (ou quase todos) recheados de coisas interessantes. E os produtores desses conteúdos não são só gente da mídia, como jornalistas, atores, escritores, etc. São gente como a gente, que graças a internet estão podendo mostrar ao mundo suas ideias.

Isso é fantástico e ao mesmo tempo assustador. Pois como vamos ficar de fora de tudo isso, de consumir informações legais de graça ou com preço camarada e no conforto de nossas casas? Não podemos, então temos que ver tudo, abraçar o mundo e as oportunidades. Se isso é bom ou ruim, o que vai determinar é a quantidade de informações que estamos consumindo e o que elas estão fazendo com a nossa mente.

Explico: primeiro que todo excesso é ruim, até mesmo de água; segundo que todas essas novas informações nos levam a formar novas conexões mentais, criar novas ideias ou aplicar a que vimos. Vimos uma receita de bolo e logo linkamos com a de sorvete que vimos em um outro lugar e queremos correr fazer. Aí quando vamos procurar a receita para conferir os ingredientes vemos outras receitas, que parecem ser mais interessantes. Aí vem a dúvida, temos tantas opções para escolher que não agimos, não escolhemos nada. Perdemos tempo e energia bolando mentalmente todas as possibilidades, mas não fazemos nada pois ficamos perdidos.

E isso não se aplica somente ao que vamos comer. Inclusive, esse é o motivo de porque o Steve Jobs usava o mesmo estilo de roupa. Uma que era seu estilo, e outra era evitar ficar perdido entre tantas opções para escolher. O processo de decisão é bem amplo e em breve vou falar mais sobre isso por aqui, mas hoje eu queria ser mais específica com o excesso de ideias para trabalhos criativos.

Imagina uma pessoa com dons manuais. Ela está assistindo TV e vê uma toalha interessante na mesa, logo já sente vontade de fazer uma. Olha que tem alguns tecidos e resolve procurar mais ideias na internet. Joga no Google ou entra no Pinterest (perdição total para mim também! rs) e encontra mais e mais modelos. Vai para o centro comprar tecido e vê que também é possivel fazer um abajour, uma capa para sofá, encapar caderno. São muitas opções, e isso é maravilhoso, ainda mais porque ela tem os dons para fazer tudo isso. Só que o trabalho de criar um produto acaba ficando tão grande, tão cheio de possibilidades, que acaba não sendo feito.

Apesar de isso ser frustrante, é normal. E se chama paralisia decisória, onde a pessoa simplemente não faz nada, pois não consegue escolher o que fazer, como no exemplo do bolo. Temos ainda o meio termo disso, onde a pessoa consegue fazer várias coisas, mas como acaba sobrecarregada não termina nada, tem muitas iniciativas e poucas acabativas. Nesse exemplo ela poderia ter comprado todo o material, ter começado a toalha, o abajour e o caderno, mas não terminado nenhum. Também frustante e muitas pessoa acabam com um sentimento de incapacidade. Ela é capaz sim, mas de fazer uma coisa por vez, não tudo ao mesmo tempo. E usado um bom planejamento para isso, vamos ver como.

Mas, antes, veja este vídeo em que falo um pouco mais sobre o investimento de energia nas tarefas:

Colocando a ideia na agenda para que ela seja feita!

Continuemos no exemplo da artesã, ela decidiu fazer essas três peças novas. Já comprou o material e vai se planejar para as etapas.

Primeiro usando uma ferramenta (um caderno físico ou digital) para descarregar as ideias. Escrever tudo que viu e gostaria de fazer, guardar fotos de referência, tudo que ela julgar importante. Será a morada das ideias, assim elas não fogem e também não ficam ocupando lugar na sua cabeça.

Depois que está com a cabeça livre para a criatividade, vai focar na produção toalha. Separar o material e colocar as atividades na agenda. Dica importante: o que não está na agenda não é feito. Sempre vamos falar de agenda e planejamento por aqui, pois além de amplo é um assunto muito importante, vai mudar sua vida, vai por mim! 😉

 

Vamos entender, de uma vez por todas, o que é agenda!

Agenda: pode ser de papel ou digital, o que você gostar mais. E o que vamos anotar nela? Começamos pelos compromissos, como médicos e reuniões, que tem hora marcada. Depois vamos para atividade que precisam ser feita naquele dia mas não tem uma hora exata para acontecer, como ligar para um amigo pelo aniversário dele. E a grande maioria das pessoa para aqui. Mas para garantir que aquela sua ideia seja realmente começada e acabada, que você a conclua e fique feliz e realizada, vamos incluir os passos de execução na agenda.

Confira no vídeo mais dicas de como organizar sua agenda:

 

 

Sim, os passos!

Afinal, fazer uma toalha não é uma atividade que fica pronta na hora. Separe por exemplo a segunda a tarde para separar os tecidos e outros materiais, lavar, passar o que mais tiver que ser feito. Na quarta a tarefa será cortar o tecido no tamanho correto e alinhavar. Na quinta passar a maquina, e assim por diante. Claro que a pessoa que está acostumada a fazer isso sabe de todos os passos, o problema é que não coloca no seu planejamento. Aí fica parecendo uma atividade pequena, SÓ fazer a toalha, só que é uma atividade grande e requer mais tempo. Ter essa noção de tempo é fundamental, para não ficar sobrecarregada, com estresse e evitar urgências.

 

Esse planejamento serve para tudo, para organizar a rotina e afazeres de casa, para criar um curso ou apresentação, para fazer um relatório, para preparar suas mídias digitais, para estudar, para tudo!

 


Este texto foi escrito por Suzana Dias!

Artesã e criativa desde sempre, empreendedora desde muito cedo, consultora de organização pela OZ!, especialista em produtividade e gestão de tempo por Christian Barbosa, Coach de produtividade pelo IBC, estudiosa e pesquisadora de autoconhecimento, sua missão é ajudar na qualidade de vida, organização e produtividade das pessoas para que otimizem suas atividades, realizem seus projetos e sonhos e ainda tenham mais tempo para apreciar as coisas que realmente importam na vida.